O Outlook é, provavelmente, o aplicativo de e-mails mais difundido entre os usuários que buscam um programa simples para acessarem, enviarem e lerem mensagens de e-mail. Oferecendo diversas funções, ele é quase essencial em boa parte dos escritórios das empresas e, como não poderia ser diferente, é muito utilizado pela maior parte dos nossos clientes.
Configuração o Outlook
- Coletando as informações
Para iniciar, é necessário que, previamente, você tenha alguma versão do Outlook instalado (preferencialmente, alguma das mais recentes, como a 2016 ou 365) e que tenha em mãos as seguintes informações:
⦁ Servidores de entrada (POP ou IMAP) e de saída (SMTP);
⦁ Portas de conexão dos servidores;
⦁ Usuário e senha.
Por padrão, nossos servidores seguem essa lógica:
Servidor de entrada (caso use IMAP): mail.seusite.com.br
Porta: 993 (para conexões com SSL) ou 143 (para conexões sem SSL)
Servidor de entrada (caso use POP): mail.seusite.com.br
Porta: 995 (para conexões com SSL) ou 110 (para conexões sem SSL)
Servidor de saída: mail.seusite.com.br
Porta: 465 (para conexões com SSL) ou 587 (para conexões sem SSL)
- Dentro do Outlook
Agora que já temos tudo pronto, podemos finalmente ir para o Outlook.
Execute o programa, independentemente da versão escolhida. Nesse ponto, os passos para a realização da configuração podem variar um pouco.
Tendo em mente que o recomendável é sempre utilizarmos a versão mais atual, os passos abaixo levarão em consideração a versão 365 do Outlook. Para versões anteriores, utilize o link que deixamos acima. Vamos ao tutorial:
⦁ Com o Outlook aberto, procure a aba “Arquivo” no canto superior direito. Na aba que se abrirá, clique em “Adicionar conta”;
⦁ No popup que se abre, digite seu endereço de e-mail completo. Clique em “Opções avançadas” e depois marque a caixa “Configurar minha conta manualmente”;
⦁ Selecione o protocolo POP ou IMAP (recomendamos que utilize o IMAP);
⦁ Insira a senha do seu e-mail;
⦁ Preencha todos os campos de informações e servidores de acordo com seu e-mail e servidores de entrada e saída, inserindo também as portas corretas;
⦁ Clique em “Avançar” e, se tudo ocorrer corretamente, será exibida uma mensagem de “Conta adicionada com êxito”. Dentro de alguns minutos, as mensagens deverão começar a sincronizar corretamente.
Perguntas Frequentes
POP e IMAP são dois protocolos de e-mail, responsáveis pela forma como as mensagens serão acessadas no dispositivo final; nesse caso, o Outlook. As diferenças entre eles são muito importantes de serem compreendidas, pois isso pode interferir diretamente em como você deve configurar os e-mails e como isso pode afetar seu dia a dia.
Vale fazer uma breve introdução, para que fique mais fácil o entendimento. Toda vez que uma mensagem é recebida em sua conta, ela é armazenada no servidor de e-mail, e fica pronta para ser lida. A forma como o POP e IMAP interagem para a leitura da mensagem no Outlook é justamente o que os diferencia, e vou explicar isso agora.
POP ou IMAP? Qual a diferença?
POP e IMAP são dois protocolos de e-mail, responsáveis pela forma como as mensagens serão acessadas no dispositivo final; nesse caso, o Outlook. As diferenças entre eles são muito importantes de serem compreendidas, pois isso pode interferir diretamente em como você deve configurar os e-mails e como isso pode afetar seu dia a dia.
Vale fazer uma breve introdução, para que fique mais fácil o entendimento. Toda vez que uma mensagem é recebida em sua conta, ela é armazenada no servidor de e-mail, e fica pronta para ser lida. A forma como o POP e IMAP interagem para a leitura da mensagem no Outlook é justamente o que os diferencia, e vou explicar isso agora.
O protocolo POP
Basicamente, o protocolo POP funciona baixando as mensagens para o dispositivo e, dependendo de como estiver configurado, removendo a mensagem do servidor, deixando salvo apenas no dispositivo local. Isso significa que se você receber um e-mail, ele pode ser apagado do servidor e ficar disponível apenas na sua máquina.
O problema disso é que se ocorrer qualquer problema com sua máquina, como a necessidade de uma formatação, por exemplo, você pode perder todas as mensagens que tinha, e elas seriam irrecuperáveis caso não fosse feito um backup anteriormente, já que não estariam mais disponíveis no servidor. Caso mais de uma pessoa acesse a mesma conta de e-mail usando esse protocolo, é possível que ambas vejam mensagens diferentes, pois pode ocorrer de apenas uma delas receber determinadas mensagens, causando conflitos de visualização.
O protocolo IMAP
Diferentemente do POP, o IMAP mantém todas as mensagens direto no servidor, ou seja, permite que qualquer um que acesse com esse protocolo visualize exatamente o mesmo conteúdo, além de ter a segurança de não perder tudo com uma simples formatação, uma vez que é muito mais difícil ocorrer algo que infrinja a integridade do servidor em relação à máquina do cliente, é um método muito mais seguro.
Quando se utiliza IMAP, tudo o que é exibido, normalmente, é uma cópia fiel daquilo que está realmente armazenado no servidor, costuma ser uma vista sem perdas. E isso é ainda melhor para usuários que precisam ter contas de e-mail acessadas simultaneamente por máquinas diferentes, evitando eventuais problemas de não recebimento de mensagens pontuais.
Qual escolher?
Na prática, a única vantagem do POP é manter um nível maior de segurança, já que apenas quem tiver acesso ao seu PC poderia visualizar suas mensagens (um acesso por webmail não teria a mesma visão, já que tudo teria sido apagado). Isso é muito bom caso existam mensagens de sigilo máximo que precisam ser preservadas. Em escritórios de finanças, por exemplo, parece uma boa opção.
De maneira geral, o IMAP quase sempre é uma opção melhor e com menos riscos, sendo uma alternativa usualmente mais viável, garantindo até mesmo mais portabilidade, uma vez que você pode acessar a mesma conta de e-mail pelo celular, por exemplo, e ver exatamente as mesmas mensagens.
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