Se você utiliza bastante os e-mails no seu escritório ou negócio, seja ele qual for, uma boa opção para aumentar o desempenho e clareza com os seus clientes ou usuários, é configurar respostas automáticas para sua conta de e-mails.
É claro que é muito importante avaliar e planejar bem o cenário onde essas respostas automáticas serão enviadas. Um exemplo é a criação de uma resposta automática para confirmar o recebimento da mensagem do usuário, um outro exemplo é configurar essa resposta para informar o usuário que seu serviço não está disponível naquele momento, mas assim que estiver de volta, ele será prontamente respondido.
Esses são alguns exemplos, mas claro que você pode configurar da forma que desejar. É importante também ter em mente o limite de envios de mensagens por hora, para evitar que a conta de e-mail acabe suspensa por e-mail marketing. Se quiser saber mais sobre esse termo e esses limites, basta clicar aqui.
Como configurar as respostas automáticas
É importante que a conta de e-mail já esteja criada antes de realizar esse procedimento.
- Acesse o painel de controle da sua hospedagem (cPanel)
- Na seção E-mail, procure e clique na opção Respostas automáticas
- Nessa tela, na parte de Gerenciado você deve selecionar o domínio (caso você possua apenas 1, essa opção deve ficar em Todos Domínios) e então clicar em Adicionar Respondedor Automático.
- Agora vamos explicar cada opção abaixo:
– Conjunto de caracteres: Mantenha em utf-8, ele é o padrão que suporta caracteres especiais e acentos em nosso idioma e alguns outros.
– Intervalo (Horas): É importante se atentar, pois o intervalo está em horas. O intervalo define de quanto em quanto tempo essa mensagem será enviada para um mesmo usuário que entrar em contato. Caso você deseje que ela seja enviada em toda mensagem, deixe esse campo vazio. Porém, lembre-se da quantidade de envios máximos por hora citado acima.
Lembrando que não configurar um intervalo mínimo para as respostas automáticas pode gerar um grande problema, uma vez que isso pode gerar uma restrição para a sua conta de e-mail, se não houver um controle.
– E-mail: Aqui você deve colocar o nome da conta de e-mail que será configurada. É importante colocar apenas o nome, por exemplo, se for a conta “[email protected]”, você deve preencher apenas como “contato” (sem as aspas).
– Domínio: Aqui você deve selecionar o domínio dessa conta de e-mail.
– De: Aqui você deve adicionar o nome que aparecerá para quem receber esse e-mail, por exemplo, você pode adicionar algo como “Mensagem automática de NomeDaEmpresa”, trocando a parte de “NomeDaEmpresa“ pelo nome real do seu negócio. Ou algo como “[email protected]”.
– Assunto: Preencha com um assunto, como por exemplo “Recebemos o seu e-mail.”
– Contém HTML: Marque essa caixa se a mensagem que será enviada em “Corpo” conter códigos HTML para personalizar a mensagem.
– Corpo: Essa será a mensagem enviada por esse e-mail automático, contendo as informações, como por exemplo “Recebemos o seu e-mail e responderemos o quanto antes” ou “Nosso escritório está fechado no momento, retornaremos dia tal”.
– Iniciar e parar: Nessas duas opções você deve configurar quando deseja que esse e-mail automático comece a ser enviado e quando ele deve parar de ser enviado. É muito útil durante feriados, onde você pode configurar o “iniciar” para à meia noite deste dia, e o “parar” para quando o seu negócio voltar ao funcionamento normal.
Caso deseje que funcione desde o momento que a configuração é feita, e sem um momento para se encerrar, basta deixar o iniciar em “imediatamente” e o parar em “nunca”.
Abaixo um exemplo de como a configuração pode ser feita: - Após configurar do seu jeito, basta clicar em Criar
Pronto, ao seguir estes passos, uma mensagem automática será enviada para todos que entrarem em contato com a conta de e-mail configurada, com o intervalo selecionado, e se estiver dentro do período de início e fim configurados.
Novamente, reforçamos que fique atento a quantidade de mensagens que você costuma receber por hora, pois nossos servidores tem um limite de envios por hora, e caso esse limite seja atingido, a sua conta de e-mail pode acabar suspensa por e-mail marketing. Deixo novamente o artigo que explica mais sobre esse termo, e o limite por hora, basta clicar aqui.
Você está precisando de ajuda?
Você está precisando de ajuda? Não se preocupe, saiba que sempre será um prazer te ajudar! Nossa equipe de suporte está disponível à você! Por isso, caso precise de auxilio, saiba que pode contar conosco! Envie-nos um ticket para que nosso time de especialista consiga lhe auxiliar da melhor maneira possível. Você precisa de ajuda de como abrir um ticket? Leia esse artigo.
Conseguimos te ajudar?
